Sempre più aziende utilizzano servizi cloud come Microsoft 365, OneDrive e SharePoint per archiviare documenti, condividere file e lavorare anche da remoto.
Ma avere i propri dati nel cloud significa essere automaticamente protetti? No.
OneDrive e SharePoint sono strumenti progettati principalmente per archiviare, sincronizzare e condividere i dati. Non devono essere considerati, da soli, come un sistema di backup completo.
OneDrive e SharePoint: cloud non significa backup
Uno dei principali equivoci è pensare che, essendo i dati conservati sui server Microsoft, non possano andare persi.
In realtà, anche nel cloud possono verificarsi situazioni come:
- cancellazione accidentale di file o cartelle;
- eliminazione di interi account;
- sovrascrittura o modifica errata dei documenti;
- cancellazione intenzionale dei dati;
- attacchi ransomware;
- compromissione di un account Microsoft 365;
- errori di configurazione o amministrazione;
- necessità di recuperare una versione precedente di molti file.
Microsoft mette a disposizione diversi strumenti per recuperare i dati, come il Cestino, la cronologia delle versioni e altri meccanismi di conservazione.
Questi strumenti sono molto utili, ma non equivalgono necessariamente a una strategia di backup indipendente.
Che cos’è un backup di Microsoft 365?
Un backup Microsoft 365 consiste nel creare copie separate dei dati presenti nell’ambiente cloud, mantenendole disponibili per un eventuale ripristino.
A seconda della soluzione utilizzata, il backup può riguardare:
- OneDrive degli utenti;
- SharePoint Online;
- siti e documenti condivisi;
- versioni precedenti dei file;
- Exchange Online, quindi posta elettronica, calendario e contatti;
- dati di Microsoft Teams, secondo le funzionalità supportate dalla soluzione.
L’obiettivo è avere una copia dei dati che possa essere recuperata anche quando il dato originale è stato cancellato, modificato o compromesso.
Perché il Cestino di OneDrive non basta?
Se un utente elimina accidentalmente un file, il Cestino di OneDrive può permetterne il recupero.
Il problema nasce quando la perdita dei dati è più ampia.
Immaginiamo, ad esempio, che un account venga compromesso e che un aggressore elimini o modifichi migliaia di documenti.
In questo caso non basta semplicemente avere una copia sincronizzata.
Un backup permette invece di disporre di punti di ripristino precedenti, dai quali recuperare i dati prima dell’evento.
E se un file viene cifrato da un ransomware?
Questo è uno degli scenari più importanti da considerare.
Un ransomware può cifrare i documenti presenti sul computer dell’utente. Se quei documenti sono sincronizzati con OneDrive, le modifiche possono propagarsi anche al cloud.
Il fatto che il file sia quindi “nel cloud” non significa automaticamente che esista una copia integra e indipendente.
Con un sistema di backup è possibile conservare copie precedenti dei dati e, quando supportato dalla soluzione utilizzata, ripristinare i file a una situazione precedente all’attacco.
Backup e sincronizzazione sono due cose diverse
È importante distinguere questi due concetti.
Sincronizzazione
Il computer e il cloud mantengono aggiornati gli stessi dati.
Backup
Vengono conservate copie dei dati nel tempo, con la possibilità di recuperare una situazione precedente.
La sincronizzazione è indispensabile per lavorare comodamente sui documenti.
Il backup serve invece a poter tornare indietro quando qualcosa va storto.
Perché il backup deve essere indipendente?
Una buona strategia di backup deve ridurre il rischio che lo stesso problema possa colpire contemporaneamente sia i dati originali sia le copie.
Per questo è importante valutare:
- dove vengono conservate le copie;
- per quanto tempo vengono mantenute;
- quante versioni sono disponibili;
- se i backup sono protetti da cancellazioni accidentali;
- se un amministratore compromesso può eliminare anche i backup;
- come viene effettuato il ripristino;
- quanto è semplice recuperare un singolo file oppure grandi quantità di dati.
Il backup di Microsoft 365 riguarda anche SharePoint
SharePoint viene spesso utilizzato dalle aziende come archivio centrale per documenti e cartelle condivise.
Anche in questo caso è importante non confondere le funzionalità native di Microsoft 365 con un sistema di backup completo.
Un backup dedicato può permettere di recuperare:
- singoli documenti;
- cartelle;
- versioni precedenti;
- grandi quantità di file;
- interi siti, secondo le funzionalità della soluzione adottata.
Questo può diventare particolarmente importante quando SharePoint contiene documenti aziendali utilizzati quotidianamente da più persone.
Quanto deve essere conservato un backup?
Non esiste un unico periodo valido per tutte le aziende.
La conservazione deve essere definita in base alle esigenze dell’organizzazione.
Ad esempio, un’azienda potrebbe avere bisogno di conservare:
- backup giornalieri;
- diverse versioni dello stesso file;
- dati degli ultimi mesi;
- copie più vecchie per esigenze particolari.
La domanda da porsi non è soltanto “abbiamo un backup?”, ma anche:
“Fino a quanto tempo fa possiamo recuperare i nostri dati?”
Non basta avere il backup: bisogna anche poterlo ripristinare
Un backup che non è mai stato verificato può dare una falsa sensazione di sicurezza.
È quindi importante controllare periodicamente:
- che il backup venga eseguito correttamente;
- che i dati siano effettivamente presenti;
- che le copie siano accessibili;
- che sia possibile recuperare singoli file;
- che sia possibile effettuare un ripristino più ampio quando necessario.
Un test di ripristino è una delle verifiche più importanti di qualsiasi strategia di backup.
Backup Microsoft 365: cosa dovrebbe valutare un’azienda
Prima di scegliere una soluzione è utile verificare almeno questi aspetti:
- quali servizi Microsoft 365 vengono inclusi;
- frequenza dei backup;
- numero di versioni conservate;
- periodo di conservazione;
- posizione delle copie;
- protezione contro cancellazioni e manomissioni;
- possibilità di effettuare ripristini granulari;
- possibilità di recuperare grandi quantità di dati;
- gestione centralizzata;
- report e notifiche degli errori;
- costi per utente o per quantità di dati.
Conclusione
Utilizzare OneDrive e SharePoint significa affidarsi al cloud per lavorare, condividere e conservare i propri documenti.
Ma cloud e backup non sono la stessa cosa.
Le funzionalità di Microsoft 365 permettono di recuperare molti dati in caso di errore, ma un’azienda che considera i propri documenti importanti dovrebbe valutare anche una strategia di backup indipendente di Microsoft 365.
In caso di cancellazione accidentale, errore umano, compromissione di un account o ransomware, avere copie separate e recuperabili dei propri dati può fare la differenza tra un semplice ripristino e una perdita di tempo e informazioni.
OneDrive e SharePoint servono per lavorare sui dati.
Il backup serve a poterli recuperare quando qualcosa va storto.