Ogni azienda lavora quotidianamente con una grande quantità di dati: documenti, email, archivi gestionali, contabilità, progetti, contratti e informazioni dei clienti.

Sono dati che spesso rappresentano anni di lavoro e che, in caso di guasto, errore o incidente, possono diventare improvvisamente indisponibili.

Per questo il backup non dovrebbe essere considerato semplicemente come una copia dei propri file, ma come uno strumento per poter recuperare i dati quando qualcosa va storto.

Perdere i dati può succedere

Un problema hardware, un errore umano, un aggiornamento non riuscito, un file cancellato per errore o un attacco informatico possono compromettere l’accesso ai dati.

In alcuni casi il problema riguarda un singolo documento. In altri può coinvolgere un intero computer, un server o un archivio aziendale.

Avere una copia dei dati permette di affrontare queste situazioni con una possibilità concreta di recupero.

Copia, sincronizzazione e backup non sono la stessa cosa

Non tutte le modalità con cui vengono duplicati i dati possono essere considerate un vero sistema di backup.

Una copia manuale su un disco esterno, ad esempio, può essere utile, ma dipende dalla regolarità con cui viene effettuata e dalla verifica che i dati siano stati realmente copiati.

La sincronizzazione ha invece lo scopo di mantenere aggiornati due o più dispositivi o cartelle. Se un file viene eliminato o modificato, la modifica può essere riportata anche sulla copia sincronizzata.

Il backup ha un obiettivo diverso: conservare copie dei dati nel tempo, permettendo di recuperare una versione precedente quando necessario.

In modo molto semplice:

Copia = una fotografia dei dati

Sincronizzazione = dati mantenuti allineati

Backup = possibilità di tornare indietro nel tempo

È proprio quest’ultimo aspetto a rendere il backup particolarmente importante per la protezione dei dati aziendali.

Come funziona un backup incrementale

Un sistema di backup può effettuare inizialmente una copia completa dei dati e successivamente salvare le modifiche intervenute.

In questo modo non è necessario ricopiare ogni volta l’intero archivio.

Le diverse copie disponibili nel tempo possono creare più punti di ripristino, dai quali recuperare i dati in caso di necessità.

Ad esempio, se un documento viene modificato accidentalmente e il problema viene scoperto soltanto il giorno successivo, avere a disposizione una versione precedente può permettere di recuperare il file prima della modifica.

Il backup deve essere automatico e controllato

Un backup lasciato completamente a se stesso non offre necessariamente la sicurezza che si potrebbe pensare.

Un’attività di backup può infatti interrompersi per diversi motivi: spazio insufficiente, problemi di rete, errori del software, dispositivi non disponibili o altre anomalie.

Per questo è importante che il sistema non si limiti a eseguire le copie, ma che il risultato venga controllato periodicamente.

Un backup gestito prevede proprio questo: monitoraggio, verifica degli esiti e intervento quando viene rilevato un problema.

L’obiettivo è evitare di scoprire un malfunzionamento del backup proprio nel momento in cui serve recuperare i dati.

Perché conservare una copia fuori dalla sede

Un ulteriore elemento importante è la posizione delle copie.

Se dati originali e backup si trovano tutti nello stesso luogo, un evento che coinvolge la sede può potenzialmente compromettere entrambi.

Per questo una strategia di protezione può prevedere anche una copia dei dati conservata fuori dalla sede aziendale, ad esempio su un’infrastruttura cloud dedicata.

In questo modo il recupero dei dati non dipende esclusivamente dalla disponibilità dei dispositivi presenti fisicamente in azienda.

Backup e sicurezza dei dati

Un sistema di backup deve essere progettato tenendo conto anche della sicurezza.

Le copie possono essere protette attraverso cifratura, accessi controllati e sistemi di conservazione adeguati.

È inoltre importante stabilire quali dati devono essere protetti, con quale frequenza devono essere eseguiti i backup e per quanto tempo devono essere conservate le diverse versioni.

Non esiste infatti un’unica configurazione valida per tutte le aziende: le esigenze cambiano in base alla quantità e al tipo di dati, all’organizzazione e alla loro importanza per l’attività.

Il backup non serve quando tutto funziona

La vera utilità di un backup si vede quando qualcosa non funziona.

Il suo scopo non è semplicemente avere una copia dei file, ma poter affrontare un problema sapendo di avere una possibilità concreta di recuperare i dati e riprendere l’attività.

Per questo un buon sistema di backup dovrebbe essere:

• automatico, per ridurre la dipendenza dalle operazioni manuali;
• monitorato, per verificare che le copie vengano eseguite correttamente;
• storico, per poter recuperare versioni precedenti dei dati;
• protetto, per evitare che le copie siano facilmente compromesse;
• separato dalla sede, quando necessario, per aumentare la protezione in caso di eventi che coinvolgano i sistemi locali;
• verificato periodicamente, perché un backup è realmente utile solo se i dati possono essere recuperati.

Proteggere i dati significa poter continuare a lavorare

Computer, server e dispositivi possono essere sostituiti.

I dati aziendali, invece, possono rappresentare anni di lavoro, informazioni importanti e documenti che non è sempre possibile ricreare.

Per questo il backup dovrebbe essere considerato una parte integrante della gestione informatica di un’azienda.

Non si tratta soltanto di fare una copia dei dati, ma di predisporre un sistema che permetta di recuperarli quando serve, riducendo le conseguenze di guasti, errori e altri imprevisti.